Se gestisci una struttura ricettiva – che sia un Bed and Breakfast, un hotel, una locazione turistica o un appartamento su più portali – sai quanto sia fondamentale tenere aggiornati i calendari di disponibilità. Evitare le doppie prenotazioni è una priorità, ma come farlo senza spendere soldi in costosi Channel Manager?
In questo articolo ti spieghiamo come sincronizzare gratuitamente i calendari di Booking.com, Airbnb e Vrbo (ex HomeAway), usando il formato iCal, compatibile con tutti i principali portali.
Perché sincronizzare i calendari?
Chi lavora nel settore dell’ospitalità sa quanto può essere problematico ricevere due prenotazioni per le stesse date su portali diversi.
Sincronizzare i calendari:
- Evita overbooking
- Risparmia tempo nella gestione manuale
- Migliora la reputazione dell’host
- Permette di offrire un’esperienza più professionale
Cos’è la sincronizzazione dei calendari e come funziona?
Sincronizzare i calendari significa collegare tra loro le piattaforme di prenotazione (come Airbnb, Booking e Vrbo) in modo che si aggiornino automaticamente.
Questo avviene tramite un’operazione molto semplice: importare il link del calendario di una piattaforma all’interno di un’altra.
Ogni portale genera un link chiamato iCal, che contiene tutte le date già occupate. Inserendo questo link su un’altra piattaforma, le due si parlano tra loro: quando arriva una prenotazione su un sito, le stesse date vengono automaticamente bloccate anche sugli altri. In questo modo, non devi aggiornare a mano ogni calendario e riduci il rischio di overbooking.
È come se tutte le tue disponibilità fossero raccolte in un calendario unico condiviso tra i vari portali.
Cos’è il formato iCal?
Il formato iCal (o ICS) è un file calendario che aggiorna in tempo reale la disponibilità delle tue strutture. È un metodo semplice e gratuito per mettere in comunicazione tra loro diversi portali di prenotazione. Ogni piattaforma OTA, come Booking o AirBnB lo genera in maniera gratuita.
Come sincronizzare Booking, Airbnb e Vrbo gratis🔗
Sincronizzare Booking.com con Airbnb
✅ Esporta il calendario da Airbnb:
- Accedi al tuo profilo Airbnb.
- Vai su Annunci > Disponibilità.
- Clicca su “Sincronizza calendari”.
- Seleziona “Esporta calendario”.
- Copia il link iCal che ti viene fornito.
✅ Importa il calendario su Booking.com:
- Accedi all’extranet di Booking.
- Vai su Tariffe e Disponibilità > Sincronizzazione Calendario.
- Clicca su “Aggiungi calendario esterno”.
- Incolla l’URL iCal copiato da Airbnb.
- Dai un nome al calendario (es. “Airbnb”) e clicca su Salva.
🔁 Ora fai il contrario per una sincronizzazione bidirezionale:
- Da Booking, esporta il calendario (sempre dalla sezione Sincronizzazione Calendario).
- Vai su Airbnb, clicca su “Importa calendario” e incolla il link iCal di Booking.
Sincronizzare Booking.com con Vrbo
✅ Esporta il calendario da Booking:
- Vai sull’extranet di Booking.
- Entra in Sincronizzazione Calendario.
- Clicca su “Esporta calendario”.
- Copia l’URL iCal generato.
✅ Importa su Vrbo:
- Accedi al tuo profilo Vrbo.
- Vai su Calendario > Importa Calendario.
- Incolla il link di Booking.
- Dai un nome (es. “Booking”) e scegli un colore per distinguere le fonti.
- Salva.
🔁 Esporta anche da Vrbo:
- Su Vrbo, vai su Calendario > Esporta Calendario.
- Copia l’URL.
- Torna su Booking, clicca su “Aggiungi calendario esterno” e incolla il link di Vrbo.
Sincronizzare Airbnb con Booking e Vrbo
✅ Esporta da Airbnb:
- Airbnb > Annuncio > Disponibilità > Sincronizza calendari.
- Clicca su “Esporta calendario”.
- Copia il link iCal.
✅ Importa su Vrbo:
- Vrbo > Calendario > Importa calendario.
- Incolla il link iCal di Airbnb.
- Dai un nome e salva.
🔁 Fai anche il contrario:
- Su Vrbo > Esporta calendario > copia il link.
- Su Airbnb > Sincronizza calendari > Importa calendario.
- Incolla il link iCal di Vrbo e salva.
💡 Consigli utili:
Dai nomi chiari ai calendari importati, per sapere da quale portale arrivano le prenotazioni.
Sincronizza sempre in entrambe le direzioni (esporta + importa su ciascun portale).
Ogni piattaforma aggiorna i calendari in automatico, ma con un intervallo variabile (di solito ogni 1-2 ore).
🔁 4. Fai l’operazione inversa
Non dimenticare di importare anche i calendari di Booking e Vrbo in Airbnb, così da avere tutti i portali sincronizzati in entrambe le direzioni.
Ogni quanto si aggiornano i calendari?
La sincronizzazione tramite iCal non è istantanea, ma avviene solitamente ogni 1-2 ore. Per questo è sempre buona norma:
- Controllare regolarmente che gli aggiornamenti vengano applicati
- Evitare prenotazioni last-minute su più portali contemporaneamente
Soluzioni alternative: Channel Manager gratuiti o a basso costo
Se gestisci più appartamenti o strutture, potresti valutare un Channel Manager. Si tratta di servizi che permettono di sincronizzare tutti i calendari all’interno di un unico pannello, in questo modo oltre a sincronizzare le disponibilità, potrai sincronizzare anche i prezzi.
Alcuni offrono piani gratuiti o con costi ridotti, come:
- Smoobu (ha anche piano free)
- Beds24
- Lodgify
- Syncbnb
