Gestire una struttura ricettiva richiede tempo, attenzione e un’ottima comunicazione con i propri ospiti. Rispondere velocemente, fornire indicazioni utili e inviare le stesse informazioni a ogni nuova prenotazione può diventare ripetitivo. Per fortuna, sia Airbnb che Booking.com offrono strumenti per automatizzare i messaggi agli ospiti, facendoti risparmiare tempo prezioso.
In questa guida ti spieghiamo come impostare messaggi automatici su Airbnb e Booking.com, passo dopo passo.
✉️ Perché usare i messaggi automatici?
Automatizzare i messaggi ti permette di:
- Rispondere istantaneamente alle prenotazioni
- Dare un’ottima prima impressione
- Inviare istruzioni utili prima dell’arrivo
- Condividere regole della casa e orari
- Automatizzare il check-in e il check-out
- Risparmiare tempo ed energie
🏨 Come impostare messaggi automatici su Booking.com
Booking.com offre una funzione simile nella sua Extranet, utile per inviare comunicazioni automatiche a chi prenota.
📍 Accedere alla messaggistica automatica:
- Accedi alla Extranet di Booking
- Vai su Struttura > Preferenze di messaggistica
- Seleziona la scheda “Modelli di messaggio”
✍️ Creare un modello di messaggio:
- Clicca su “Crea nuovo modello”
- Dai un nome al messaggio (es. “Benvenuto”, “Istruzioni Check-in”, “Ringraziamento”)
- Scrivi il testo da inviare
- Inserisci tag dinamici come:
%guest_first_name%→ Nome dell’ospite%arrival_date%→ Data di arrivo%property_name%→ Nome struttura
⏰ Impostare l’invio automatico:
- Dopo aver salvato il modello, clicca su “Aggiungi regola di invio”
- Scegli quando inviare il messaggio (es. al momento della prenotazione, 3 giorni prima dell’arrivo, dopo la partenza)
- Seleziona se vuoi inviarlo per tutte le prenotazioni o solo per alcune tariffe
- Salva le impostazioni
✅ I tuoi ospiti riceveranno i messaggi preimpostati direttamente via email o tramite la chat di Booking.
🛏️ Come impostare messaggi automatici su Airbnb
📍 Dove si trova la funzione?
Airbnb mette a disposizione gli “Strumenti per host professionali”, accessibili sia da desktop che da app.
✅ Attivare gli strumenti professionali:
- Vai su Airbnb.com > Menu > Strumenti per host professionali
- Se non sono attivi, clicca su “Attiva”
🛠️ Creare un messaggio automatico:
- Vai su Messaggi salvati (dal pannello degli strumenti professionali)
- Clicca su “Crea messaggio”
- Scrivi il tuo testo (es. messaggio di benvenuto, istruzioni per l’arrivo, regole della casa)
- Inserisci le variabili dinamiche, come:
{{guest_first_name}}→ Nome dell’ospite{{check_in_date}}→ Data di arrivo{{listing_name}}→ Nome dell’annuncio
- Clicca su “Salva”
⏰ Programmare l’invio automatico:
- Vai su Automazioni messaggi
- Clicca su “Aggiungi automazione”
- Seleziona:
- Quando inviare il messaggio (es. subito dopo la prenotazione, 3 giorni prima del check-in, dopo il check-out)
- A quale annuncio si applica
- Il messaggio da inviare
- Salva l’automazione
✅ Da ora, Airbnb invierà i tuoi messaggi in automatico a ogni ospite
🔐 Suggerimenti utili per entrambi i portali
- Usa un tono cordiale e professionale
- Includi link utili (es. posizione su Google Maps, video check-in)
- Personalizza il messaggio con il nome dell’ospite
- Invia un promemoria 24h prima del check-in
- Prepara un messaggio post-soggiorno per ringraziare e invitare a lasciare una recensione
